戸籍収集が楽になるかも？2024年3月1日より「広域交付」が始まります。
戸籍収集が楽になるかもしれない「広域交付」が始まります。
「広域交付」の利用方法～最寄りの役所でまとめて請求！・・・その注意点は？
広域交付を行いたい方は、まず請求をしたい役所に電話をし、ご自身が相続人となる相続が発生したためその相続手続きに必要な被相続人（亡くなった方）の出生から死亡までの全ての戸籍を全て取得したい、そのために「広域交付」制度を使いたい旨を伝えたうえ、被相続人（亡くなった方）とご自身の関係（配偶者・子・兄弟・甥姪など）を伝えてください。
ここで「請求をしたい役所」とは本籍地でも住所地でも職場の近くなど出先の役所でも、行きやすい役所ならどこでもOKです。そのため人口もオフィスも多い東京23区の区役所などは非常に混雑するかもしれません。
電話を最初にする理由は、広域交付制度をその役所で使えるのか、使うには予約が必要なのか、実際に窓口に行ったときの手続きの流れなどが役所ごとにバラバラだからです。システム対応が追い付かずしばらく対応できない役所が出てきたり出張所等では対応できず本庁のみの対応となる可能性もあるので、無駄足にならないよう必ず事前に電話相談することをお勧めします。
そして被相続人とご自身の関係を伝えるのは、この広域交付でどこまで戸籍を集められるかを役所に判断してもらうためです。広域交付でまとめて取得できる戸籍はあくまで直系親族の範囲に限られるため、兄弟姉妹や甥・姪が相続人となるケースでは利用しても必要な範囲の戸籍全てが集まることはなく、本制度を利用する意味がないことがあり得るからです。
電話で確認した後、役所の指示に従って戸籍を請求する相続人ご本人が窓口に行ってください。必ずご本人が窓口に行く必要があります。配偶者や親子ではダメです。代理人も不可です。郵送等も使えませんので、必ず、窓口に、請求する相続人本人が行ってください。なお付き添いなどは可能です。
窓口に行って対応してもらうときは身分確認をされます。ここでは国か地方公共団体が発行した身分証で写真付きの物が必要で、それ以外の身分証は不可です。免許証かマイナンバーカードかパスポートであれば問題ないですが、それ以外しかないのであればあらかじめ確認したほうが良いでしょう。
身分確認を済ませて窓口で戸籍の請求を行うと、戸籍が揃うまで待つことになります。戸籍は請求を受けた役所の担当者が戸籍を一つ読んで他の自治体の戸籍を呼び出してまた内容を読んで確認して・・・という風に遡って集めていきます。全部で3，4通で済む単純な戸籍であれば15分から30分も待てば揃うでしょうが、転籍が多かったり出てこない戸籍があったりなどするとかなり時間がかかることが予想されます。1時間以上待つことになるケースも出てくると思いますので、その間どうするのかの確認をしておいたほうが良いでしょう。携帯に電話をくれるとか、○○時頃に来てほしいと伝えられるなど、役所ごとに様々な対応があり得るでしょう。
これまでの戸籍の請求方法もそのまま使えます。
以上が広域交付制度の使い方と注意点です。なお代理人による利用ができないと書きましたが、弁護士・司法書士・行政書士をはじめとする専門家も広域交付を依頼人の方に代わって行うことはできません。専門家はこれまで通りの方法で戸籍を収集して相続の問題に対応しています。
ですので今後とも、最初から全部を専門家に依頼してしまっても問題はありませんし、ご自身で広域交付をお試しいただいて集まらなかった戸籍の収集を専門家に依頼するのも良いでしょう。また集まった戸籍で相続手続きが可能なのかを見てもらったり、戸籍に関する業務である相続関係説明図の作成や法定相続情報一覧図の取得を依頼しても良いと思います。